Udvælgelsen af nye IT-systemer kan virke uoverskuelig. Udbuddet er stort, interesserne kan være tvetydige, og det kan være svært at tilgodese alle interne behov. Det oplevede Sten Fähnø Thomsen, da han som Økonomidirektør i virksomheden HCP stod over for et skift af virksomhedens primære IT-system.
I et tæt samarbejde med GovernIT’s rådgiver Søren Bay lykkedes det dog at få konkretiseret virksomhedens behov for at kunne udvælge det helt rigtige IT-system for HCP.
Med nyerhvervede midler fra SVM Digital puljen blev det en realitet, at HCP skulle udskifte og optimere deres ERP-system. Som et krav i denne proces, var Sten Fähnø Thomsen, daværende Økonomidirektør i HCP, på udkig efter en ekstern rådgiver, der kunne varetage processen fra start til slut og ikke mindst rådgive ud fra et uvildigt grundlag.
Valget faldt her på GovernIT, der er godkendt til at levere rådgivning i forbindelse med SMV Digital støtten, og som således kunne varetage den uvildige rådgivning, HCP stod og manglede.
HCP havde egentlig fra start en oplagt kandidat i spil som leverandør af deres nye IT-system. Men den eksterne IT-rådgiver gjorde det muligt for virksomheden ikke at udelukke andre alternativer, og her kom GovernIT ind i billedet.
“Det var vigtigt for os at finde en uvildig rådgiver, der udelukkende ønskede at varetage vores interesser og afdække markedet objektivt – og som samtidig ville være kritisk i udvælgelsen af det nye IT-system.”
- Sten Fähnø Thomsen, tidligere Økonomidirektør ved HCP
Valget faldt på GovernIT og Søren Bay, da især deres brede faglighed og erfaring inden for flere områder samt deres uvildige positionering gjorde, at de kunne bidrage med en kritisk afsøgning af markedet. Samtidig gjorde GovernIT’s forholdsvis lille størrelse, at Sten Fähnø Thomsen straks følte sig i øjenhøjde med Søren og inkluderet i processen.
Første led i processen handlede om at få indsigt i virksomhedens reelle behov og udfordringer. Søren Bay fra GovernIT faciliterede derfor bl.a. en workshop med medarbejderne i HCP for at blive klogere på den enkelte medarbejders behov i skiftet til et nyt IT-system. Samtidig foretog han flere dybdegående interviews med udvalgte medarbejdere samt opstillede en ministyregruppe.
“Søren var meget opmærksom på at afdække alle vores behov. Han var grundig gennem hele processen og tog både højde for den enkelte medarbejder såvel som udfordringer på tværs af hele organisationen.”
- Sten Fähnø Thomsen, tidligere Økonomidirektør ved HCP
Alle disse indsatser mundede ud i en dybdegående liste med ikke mindre end 160 punkter, der konkretiserede de centrale faktorer, som var vigtigst for virksomheden i forbindelse med den videre udvælgelse af det nye IT-system.
Ud fra de 160 punkter og en samlet analyse af virksomhedens behov, blev fire forskellige leverandører præsenteret for HCP og Sten Fähnø Thomsen, som herefter ud fra et oplyst og objektivt grundlag nu var bedre klædt på til at vælge den helt rette leverandør.
“Det føltes trygt at have GovernIT med os i processen fra start til slut, og samarbejdet har uden tvivl lettet hele udvælgelsen i et ellers uoverskueligt marked. Her har det været afgørende at have en ekstern rådgiver tilknyttet, som kunne kigge på det objektivt.”
- Sten Fähnø Thomsen, tidligere Økonomidirektør ved HCP
Udover at virksomheden sparede intern tid og ressourcer ved at outsource IT-rådgivningen, så kunne Søren Bay fra GovernIT desuden give HCP fornyet indsigt i deres egne behov og udfordringer – indsigter de ikke kunne have fået ud af en intern medarbejder.
Sten Fähnø Thomsen er derfor ikke i tvivl om, at samarbejdet med GovernIT var det hele værd. Han understreger bl.a. her det fleksible og uformelle samarbejde, han havde med Søren Bay, hvor de løbende var i tæt dialog.
Han var ikke på noget tidspunkt i tvivl om Sørens kompetencer, og så flere fordele i, at GovernIT også kunne hjælpe i de videre dele af processen, herunder bl.a. selve udbudsprocessen, hosting samt løbende ad hoc opgaver.
Ring eller send os en mail, så kigger vi på, hvad vi kan gøre for jer.
