GovernIT har rådgivet Herning Vand i udbudsproces

Da forsyningsvirksomheden Herning Vand skulle have deres it-løsning i udbud, valgte de at få GovernIT med på sidelinjen som deres rådgiver. Det blev et succesfuldt samarbejde, hvor både Herning Vand og deres nye leverandør netIP oplevede udbudsprocessen som utrolig positiv og lærerig.

Forsyningsvirksomheden Herning Vand oplevede, at de havde svært ved at finde den rigtige samarbejdsform med deres it-leverandør. Savnet af et konstruktivt og tæt samarbejde betød, at Poul Schlosser, administrationschef hos Herning Vand, besluttede at undersøge om et udbud kunne bidrage til en bedre løsning. I sin søgen på hjælp stødte han på GovernIT – en partner der med stor erfaring og knowhow kunne deltage som rådgiver i denne udbudsproces. Han endte med at invitere dem på kaffe.

Startskuddet til et godt samarbejde

Kaffemødet blev starten på et godt og længere samarbejde, hvor Rikke Bay fra GovernIT var med på sidelinjen som rådgiver gennem hele processen. Herning Vand har brugt Rikkes kompetencer til flere ting, fortæller Poul Schlosser:

“Vi havde egentlig to ting, vi gerne ville have hjælp til. For udover at få Rikkes hjælp til at få lavet et godt udbudsmateriale og en god udbudsproces, ønskede vi også at finde ud af, om vi agerer ordentligt i et samarbejde. Det vil sige, om vi som kunde gør de ting, man som leverandør kan forvente af os”.

Rikke startede derfor med at lave en analyse af Herning Vands rolle som kunde i et it-samarbejde. Analysen viste, at Herning Vand fremadrettet er nødt til selv at have et større indblik i eget it-setup, end de har haft hidtil. Så første del af samarbejdet med Rikke resulterede faktisk i, at Herning Vand ansatte deres egen it-medarbejder, som fremadrettet skal repræsentere deres side i et samarbejde med en hostingpartner.

Udbudsmateriale med fokus på de bløde værdier

Efter den indledende analyse med fokus på Herning Vands egen rolle i et samarbejde, var næste skridt at få udarbejdet et udbudsmateriale. Ud over at sikre at den nye løsning levede op til Herning Vands tekniske og administrative behov, blev der især lagt vægt på bløde værdier i udbudsmaterialet som:

• Et godt og tæt samarbejde med leverandøren
• En god kemi med leverandøren
• Et troværdigt kundefokus fra leverandørens side
• Evnen til at være en god sparringspartner fra leverandørens side
• Gennemsigtighed i sagerne fra leverandørens side

Om prioriteringen af de bløde værdier i et nyt samarbejde, fortæller Poul Schlosser:

“Det er ikke så svært at finde en hostingpartner, der er dygtig. Men at finde en, hvor der er værdi for begge partere, det er straks sværere. Derfor har det handlet meget mere om samarbejdsdelen, end om selve teknikken for os”.

Poul Schlosser, Herning Vand, om samarbejdet med GovernIT

Hvad har I lært af processen?
Vi har lært, at vi er nødt til at have et større indblik i vores it-løsning. Generelt har det virkelig været en øjenåbner for os at få udbudsmaterialet bragt til verden. For denne proces gjorde det meget klart for os, at vi ikke har nok viden om egen it-løsning på en række områder.

Hvad ville I have manglet uden Rikke?
Uden hjælpen fra Rikke ville vi have manglet nogle aha-oplevelser. Undervejs i processen fandt jeg ud af, at der var ting, vi tog for givet, som man ikke skal tage for givet. Men som man bliver nødt til at udspecificere, så tilbudsgiverne kan læse, hvad det er, man efterspørger i en løsning.

Hvordan har I oplevet samarbejdet med Rikke?
Vi er meget tilfredse med samarbejdet med Rikke. Hun har gjort det godt. Vi har fået god sparring, og hun har været en værdifuld medspiller for os i udbudsprocessen. Vi har følt os trygge og i sikre hænder gennem hele forløbet.

Fire leverandører var i spil til opgaven

Udbudsprocessen resulterede i, at der blev udvalgt fire forskellige leverandører, som Rikke og Herning Vand efterfølgende havde møder med. Med afsæt i Herning Vands ønsker til en ny it-løsning udarbejdede de fire leverandører et oplæg, som de præsenterede. Alle fire leverandører var yderst kompetente til at løse opgaven, og derfor blev alle oplæg gennemgået nøje og sammenlignet med hinanden:

“Vi lavede blandt andet en scoresammenligning af tilbuddene samt en skulder til skulder sammenligning af dem. Her talte også de bløde værdier med i gennemgangen”, fortæller Rikke om processen med at finde den helt rigtige leverandør.

Valget faldt på netIP

Valget faldt på it-virksomheden netIP som ny leverandør, da de blandt andet netop går til samarbejdet med deres kunder med afsæt i bløde værdier. Derfor har Herning Vand og netIP også prioriteret at holde ekstra mange møder for at sikre sig, at de var det rette match, inden underskriften blev sat: “Ord er taknemmelige, men det er troen, de mange møder og mavefornemmelsen, som gjorde udslaget”, fortæller Poul Schlosser og uddyber, at det i denne proces har været virkelig værdifuldt at have Rikke med som rådgiver:

“Det er rart at kunne sætte sig ned og snakke om, hvad der vil passe bedst ind i vores virksomhed og forventninger til et samarbejde. Det er her, at det giver mening, at man kan sidde med en som Rikke, da det giver mulighed for at snakke helt uformelt ud af posen”.

Derudover har det også talt til netIP’s fordel, at det team, Herning Vand mødte og blev præsenteret for i udbudsprocessen, også er det team, der skal stå for deres løsning i dagligdagen.

En super positiv dialog med god tone hele vejen

Rikke Bay fra GovernIT har hele vejen gennem processen været rådgiver for Herning Vand og dermed været “kundens mand”. Det kunne måske godt være en svær situation at sidde i som tilbudsgiver. Torben Feldbak fra netIP fortæller da også, at de var spændt på Rikkes betydning for processen:

“Vi var umiddelbart spændt på, hvad det ville betyde for processen, at Rikke sad med ved bordet. Vi har tidligere oplevet, at der har siddet en ved bordet, som skulle hævde sig selv. Og hvor det har handlet mere om paragrafrytteri, frem for hvad der vil give mest mulig værdi til kunden. Men i denne proces har fokus hele tiden været på bolden, og dialogen har været super positiv og i en god tone hele vejen.”

netIP har oplevet, at Rikke har været meget lydhør og åben hele vejen gennem processen – også når netIP har gjort tingene på en anden måde, end hvad praksis ofte er:

“Vi var ikke interesseret i at følge en slavisk udbudsrunde, men har brugt meget energi på at tale ind i, om vi var et rigtig match med Herning Vand. Det var Rikke vældig god til at samle op på og fik det gjort til en spændende proces, som det har været rart at være del af hele vejen igennem”, siger Torben Feldbak.

Torben Feldbak, netIP, om udbudsprocessen

Hvad har I lært af udbudsprocessen?
Jeg synes, at vi har lært noget i relationen til, hvad vi helt konkret skal have styr på i vores kontrakter. Vi har i hvert fald fundet ud af, at vi har nogle ting, vi skal have samlet op på i den sammenhæng. Vi er helt sikkert nået et stort skridt videre på grund af denne proces med Herning Vand og Rikke fra GovernIT. Det har været en øjenåbner for os, at vi ikke altid har været gode nok til at få skrevet ting ned i kontrakten. Her har Rikke været positiv garant for, at vi faktisk får skrevet de ting ned, som vi aftaler. Rikke har holdt os på sporet hele vejen gennem processen frem for kun at basere aftaler på jysk håndslag

Hvad ville processen have manglet uden Rikke?
Der er blevet stillet nogle spørgsmål til os, som jeg ikke tænker, at vi ville have fået stillet, hvis ikke Rikke havde været en del af processen. Samtidig har hun været med til at sikre, at der forhåbentlig ikke kommer en masse ekstra spørgsmål, for det har vi afklaret inden underskriften. Vores ønske er jo, at Herning Vand ikke får nogle negative oplevelser, når kontrakten er underskrevet. Hvilket Rikke har været med til at sikre.

Hvordan har I oplevet samarbejdet med Rikke?
Samarbejdet med Rikke har været super positivt. Vi har hele vejen gennem processen oplevet en god tone. Vores oplevelse har været, at det ikke kun har handlet om, at Herning Vand skulle have ret, men mere hvordan vi kunne nå hinanden på en god og værdifuld måde i denne proces. Rikke har ikke bare stået på deres side, men været mægler for begge sider. På forhånd var vi rigtig bekymrede for, at hun kun ville se tingene fra en side af, for så kan det blive meget op ad bakke. Men det har jeg på ingen måder oplevet i denne proces.

Fremtiden tegner lys

Både Herning Vand og netIP har oplevet udbudsprocessen som utrolig positiv og glæder sig til det fremtidige tætte og nære samarbejde med afsæt i bløde værdier og dialogbaseret kommunikation.

Læs her, og få et bedre indblik i, hvordan GovernIT skaber succesfulde partnerskaber i en udbudsproces.