IT-outsourcing – sådan vælger I den rigtige løsning

Når man som virksomhed står over for at skulle outsource sin IT, kan det føles som en større opgave at finde den helt rigtige løsning og leverandør. Få inspiration til jeres IT-outsourcing i denne artikel og bliv klogere på, hvordan vi i GovernIT hjælper vores kunder med at træffe den rigtige beslutning på et oplyst grundlag.

IT-systemer spiller en stadig større rolle i alle virksomheder, for at hverdagen fungerer. Det er vigtigt, at driften er stabil, samt at der er ordentligt styr på sikkerheden og de data, man som virksomhed opbevarer på sine kunder.

Netop derfor vælger mange virksomheder at outsource sin IT til samarbejdspartnere, som har dette område som deres spidskompetence.

Det kan dog være en svær opgave at finde den helt rigtige løsning og leverandør i forhold til de behov, krav og ønsker, man har som virksomhed. Og får man ikke den rigtige løsning fra start, kan det blive en dyr affære i den sidste ende.

Derfor er det netop en af de opgaver, vi i GovernIT hjælper vores kunder med.

Den indledende fase er en vigtig del af den endelige løsning

For at sikre at jeres IT-outsourcing bliver en værdifuld investering i jeres virksomhed, er det en god ide, at I er konkrete og detaljerede, når I definerer jeres behov til en ny løsning.

Jo mere konkrete I er, jo nemmere vil en leverandør kunne forstå jeres behov, og jo større sikkerhed er der for, at I ender ud med den helt rigtige løsning.

Hvilket på den lange bane sparer jer for både tid, penge og frustrationer.

Man kan på mange måder sammenligne denne fase med at skulle bygge et nyt hus.

Her starter man også med at definere sine behov, krav og ønsker til huset, før man vælger, hvilket hus man vil bygge. På den måde sikrer man fx, at huset er stort nok til familiens størrelse, at indretningen giver de optimale betingelser for den daglige trivsel, indeklima osv.

I den indledende fase anbefaler vi derfor, at I overvejer:

• Hvilke behov I har til en løsning
• Hvilke krav I har til en løsning
• Hvilke ønsker I har til en løsning
• Hvordan jeres eksisterende løsning fungerer, dvs.:
  – Hvad fungerer godt i jeres eksisterende løsning?
  – Hvad fungerer mindre godt i jeres eksisterende løsning?
  – Hvad har I fået af nye behov, som jeres eksisterende løsning ikke tilgodeser?
• Hvordan jeres arbejdsprocesser er, og hvilke krav det stiller til jeres IT-løsning?
• Hvad I har brug for i et samarbejde, for at jeres hverdag fungerer bedst mulig?

Udvælgelses- og beslutningsfasen

Efter den indledende fase er næste skridt at udvælge relevante leverandører, som har løsninger, der lever op til jeres behov, krav og ønsker.

Her er det en god ide at snævre feltet ind til 2-3 leverandører, som I efterfølgende går i en dybere dialog med.

Vælger I at have os med som sparringspartnere, tager vi ansvaret for denne proces og tager den indledende kontakt til leverandørerne. Vi sørger også for at få udarbejdet et tilbud hos de leverandører, som vi i samarbejde finder frem til vil være jeres bedste match.

Herefter sætter vi os sammen med jer og gennemgår de modtagne tilbud. Så det bliver klart for jer, hvad I får ved hver enkel løsning. Samt hvilken service I kan forvente fra leverandørernes side både undervejs i implementeringen af løsningen samt efterfølgende, når den er i drift. Vi ser selvfølgelig også på de økonomiske aspekter ved hvert af tilbuddene.

Trygheden ligger i det rette match

Skridtet herefter er at møde de udvalgte leverandører. Møderne giver mulighed for at spørge ind til deres tilbud og løsning, men samtidig også mærke efter, om der er personlig kemi mellem jer.

I står jo forhåbentlig over for et langvarigt samarbejde, så det er vigtigt, at I føler jer trygge ved leverandøren som jeres fremtidige samarbejdspartner. Både undervejs i processen, men også efterfølgende, når løsningen er implementeret, og driften tager over.

Det handler med andre ord om at finde et match mellem jeres behov og deres løsning. Men samtidig også at sikre, at der er et match i værdier og tilgang til opgaven.

Implementeringsfasen

Den sidste del af processen handler selvfølgelig om at få skabt en så god og gnidningsfri implementering af den nye løsning som mulig.

I denne fase er det vigtigt at få lavet endelige aftaler om, hvordan hele implementeringsprocessen skal forløbe. Så I ved, hvad I har at forholde jer til, og hvad der er jeres rolle og leverandørens rolle.

Her er vi også med på sidelinjen og assisterer som bindeled mellem jer og leverandøren ved behov. Så vi sikrer, at I taler samme sprog og forstår hinanden gennem hele implementeringsfasen.

Hvad betyder en god løsning i hverdagen?

En god løsning er i vores optik en løsning, som giver jer:

• Tryghed i form af stabil drift og levering af de indgåede aftaler
• Sikkerhed i form af at jeres data er beskyttet mod nedbrud og øvrige tekniske udfordringer
• Fremtidssikring i form af at løsningen også kan rumme nye behov, der opstår hos jer
• Aflastning i form af at I kan fokusere på jeres kerneforretning frem for IT
• Økonomisk værdi i form af at kvalitet og service lever op til jeres investering

Derfor er det nogle værdier, vi altid har for øje, når vi hjælper virksomheder med at outsource deres IT.

Har I brug for vores hjælp?

Vi hjælper jer gerne med at sikre, at I vælger den mest optimale løsning ved outsourcing af jeres IT. Vi tager hånd om processen og er jeres garant for, at I vælger den rigtige løsning og leverandør på et godt og oplyst grundlag. Vi er uvildige rådgivere og har ikke nogen tilknytning eller økonomiske interesser i nogen IT-leverandør. Derfor vejleder vi udelukkende med udgangspunkt i jeres virksomhed og de behov, krav og ønsker, I har til jeres kommende løsning.

Kontakt os på 40 31 27 65 eller send en mail på info@governit.dk