Sådan sikrer I en succesfuld udbudsproces – 7 gode råd

At vælge en ny IT-løsning kan være en lang og trættende proces, hvis ikke fokus er de rigtige steder. Ønsker I tryghed, stabilitet og mere forudsigelighed i hverdagen, så kræver det den helt rigtige IT-løsning til jeres behov.

Vi giver 7 helt konkrete råd til, hvordan I kan sikre en succesfuld udbudsproces. Husk på at en sådan proces ikke er one-size-fits-all. Der vil altid være nuancer og individuelle behov eller krav, der kan gøre processen anderledes. 

#1 Skab struktur via rollefordeling

Det første og måske vigtigste I skal overveje til at starte med er, hvordan jeres interne rolle skal fordeles i processen. I en proces, der omfatter et så vigtigt punkt i virksomheden som IT, er rollefordeling alfa omega for succes.

Er der ikke internt styr på hvem, der gør eller står for hvad, kan der hurtigt opstå forkerte beslutninger samt en forvirrende og langvarig proces. Selv en meget simpel aktivitet kan ende med, at være mangelfuld eller tage meget længere tid end forventet, hvis der ikke er styr på rollefordelingen. Derfor er det så vigtigt at skabe overblik over hvem der har ansvar for hvad. 

Selvom det for nogle kan føles som tidsspild at gennemgå aktiviteter og uddele ansvar, kan tiden brugt på dette ende med, at være en meget vigtig faktor for overblik samt fremdrift på aktiviteterne og derved succes i udbudsprocessen. 

Eksempler på aktiviteter der skal ansvarfordeles er eksempelvis udarbejdelse af udbudsmateriale, budgettering samt valg af leverandører. 

Det er vigtigt at huske på, at der også opstår yderligere opgaver i forbindelse med udbudsprocessen. Dette kan fx være contract- og relationship management. Dette er nogle opgaver der yderligere kommer, men også er ekstremt vigtigt at huske.

Når ansvaret for alle aktiviteterne er uddelt, kan I anvende et RACI-diagram og få spurgt jer selv:

• Hvem har den udførende rolle?
• Hvem er ansvarlig?
• Hvem skal der haves input fra?
• Hvem skal holdes informeret?

Læs hvordan vi typisk gennemgår en udbudsproces og hvordan vi opdeler aktiviteterne i fire faser her. 

#2 Fastsæt jeres mål og forventninger

Før I overhovedet går i gang med at afsøge markedet for både løsninger og leverandører er det vigtigt, at I har fokus det helt rette sted. Der er mange grunde til enten at udskifte en eksisterende IT-løsning eller beslutte sig for at få en helt ny IT-løsning. Hvad enten der er tale om en udskiftning eller et ønske om en helt ny løsning, skal målet kortlægges. 

De typiske mål vi ser er:

• Opnå en økonomisk fordel
• Ønske om mere styring 
• Et bedre samarbejde/bedre sparringspartner
• Omfordeling af arbejdsopgaver og ressourcer
• Følge med udviklingen
• Mere fokus på kerneforretningen
• Øget sikkerhed, kvalitet eller stabilitet

Målet med den nye IT-løsning skal ikke bare tiltænkes én afdeling. Det er vigtigt at virksomheden har fælles mål og forventninger til løsningen. På den måde sikres det, at der ikke opstår komplikationer eller uoverensstemmelse grundet løsningen.

Tænk også på fremtiden

Mange virksomheder er alt for hurtige til at vælge en IT-løsning, de mener passer bedst til dem. Grunden til dette kan eksempelvis være et spørgsmål om tidspres eller økonomi. Flere glemmer dog at tænke på, hvordan fremtiden ser ud og derved også hvilke behov der muligvis kan opstå. Det betyder ikke, at man skal købe den største løsning med flest muligheder – dog skal man tænke over, hvad man eventuelt fravælger og hvad der er muligt at tilvælge hvis behovet opstår. 

Tænk over hvilke elementer der kan ændre sig og hvordan det vil passe ind til IT-løsningen.

• Står vi overfor at skulle ansætte en masse nye folk?
• Står vi overfor en flytning af lokationen 
• Er den teknologiske udvikling på området gået i stå eller sker der nye ting hele tiden?
• Kan vi se en ændring i vores behov? 

#3 Vær omhyggelig med udbudsmaterialet

At kunne udarbejde et godt udbudsmateriale, kræver et stort indblik i jeres nuværende IT-løsninger samt overblik over ønsker til fremtiden.

Det er vigtigt at bruge tid på, at få alle informationer bragt frem – dette kan mindske fejl i tilbud hos leverandøren samt give et nemmere overblik over hvad der præcis ønskes i virksomheden. 

“Fra processen med GovernIT har vi lært, at vi er nødt til at have et større indblik i vores IT-løsning. Generelt har det virkelig været en øjenåbner for os at få udbudsmaterialet bragt til verden. Denne proces gjorde det meget klart for os, at vi ikke har nok viden om egen IT-løsning på en række områder.” Poul Schlosser, Herning Vand.

Hvis jeres udbudsmateriale ikke giver de rigtige informationer eller for få oplysninger, så kan udbudsprocessen trække ud og I kan risikere, at I aldrig får den rigtige IT-løsning til jeres behov.

Manglende indsigt i jeres IT-løsninger og behov kan gøre det svært, at formidle ønsker til en ny leverandør. Dette kan i sidste ende gøre det rigtig svært for leverandøren at drifte, hvilket vil skade hele jeres setup.

Det er vigtigt at huske på, at en ny leverandør er ligesom en ny medarbejder. Leverandøren skal have indsigt i hele jeres setup, og vide hvor I har problemer. Er I ikke bevidste omkring hvor I eventuelt har problemer, er der chance for, at disse problemer bare flyttes med over til den nye leverandør. Dette vil skade samarbejdet og vil kunne betyde, at I aldrig bliver tilfreds med jeres IT-løsning.

En grundig analyse af virksomhedens IT-løsninger, giver derfor en god basis for et godt udbudsmateriale samt vigtige indsigter i jeres setup – alt dette har en stor betydning for hele virksomhedens fremtid.

For at sikre forståelse samt bevidsthed omkring jeres IT-løsninger, er det meget vigtigt at have fokus på at skabe ejerskab internt, af de IT-løsninger der bruges.  Denne governance kan bl.a. indeholde:

• Hvem er systemejer – og dermed budgetansvarlig
• Hvem er forretningsansvarlig og har teknisk indsigt – og derved kan drive videreudvikling heraf
• Hvad er fremtiden for systemet
• Hvordan er samspillet eller afhængigheden med de andre systemer

Det er vigtigt at forstå, at IT-afdelingen ikke alene har ansvaret for de systemer der anvendes i virksomheden. IT-afdelingen kan være med til at supportere systemerne, men det er vigtigt, at forretningen tager ejerskab over de systemer de anvender.

#4 Vælg leverandøren ud fra de rigtige parametre

For at vælge den bedste løsning samt leverandøren heraf, er det vigtigt at beslutte hvilke udvælgelsesparametre, der giver værdi for jer. Der findes mange forskellige parametre man kan vælge sin leverandør ud fra. Vi har listet et udpluk af mulige udvælgelsesparametre herunder:

• Et økonomisk perspektiv
• Leverandørens størrelse/nøgletal
• God supportaftale
• Bløde værdier som det gode samarbejde
• Leverandørens sikkerhed og compliance
• Leverandørens kundesegmenter/kundetyper
• Den leverandør med de bedste ressourcer og kompetencer
• Høj grad af transparens
• Proaktivitet i forhold til både samarbejde og løsningen
• Leverandøren skal tage risikoen
• Leverandøren skal ligge geografisk tæt på
• Leverandøren skal have de rigtige referencer

Ved at være helt klar over hvilke parametre leverandøren skal udvælges på, kan I nemmere tage en beslutning herom. Nogle vælger den leverandør der kan udbyde den løsning der passer bedst til virksomheden. Andre vælger den leverandør der ligger tættest geografik eller har erfaring med præcis den løsning der ønskes.

I de fleste situationer, er der ingen rigtig eller forkert måde at udvælge sin leverandør – det handler om hvilken ønsker og behov I har som virksomhed.

Vores bedste råd her er, at vælge den leverandør der føles rigtig for jer. 

#5 Lav klare aftaler

For at undgå tvivl eller forvirring omkring implementeringen er det vigtigt, at lave klare aftaler med den valgte leverandør.

Laver I klare aftaler omkring implementeringen af løsningen, sikrer I hermed også styring af processen. På den måde har I helt styr på hvordan implementeringen kommer til at foregå samt hvornår de specifikke aktiviteter skal udføres. Derudover har I også mulighed for hurtigere at spotte fejl eller mangler i implementeringsprocessen.

De klare aftaler med leverandøren giver også mulighed for bedre intern kommunikation til medarbejderne. Hvis I har helt styr på implementeringsprocessen, kan I bedre kommunikere ud til medarbejderne hvornår der eksempelvis er mulighed for forstyrrelser samt hvornår de kan regne med at alt virker som det skal igen. Dette giver en kæmpe fordel for planlægningen af den enkelte medarbejders hverdag – de kan nemlig undgå meget spildtid samt store forvirringer.

Klare aftaler sikrer dermed klarhed både internt i virksomheden samt eksternt til leverandøren.

#6 Tilpas løbende

I løbet af udbudsprocessen er der stor chance for, at noget skal justeres undervejs. Har I lavet jeres forarbejde godt, undgår I de helt store justeringer der kan opstå grundet misforståelse, mangler eller uvished for begge parter. Selvom I har lavet et godt og grundigt forarbejde, kan I alligevel godt ende med at skulle foretage nogle justeringer undervejs. Hvis der opstår justeringer skal i blandt andet overveje:

• Kræver det ændringer i aftalen?
• Hvem har ansvaret?
• Ved fejl - er det internt eller eksternt
• Kræves der yderligere justeringer?

Alt afhængig af typen af justeringen, kan det kræve et stort stykke arbejde. Sørg derfor altid for, at få nedskrevet disse justeringer og ændringer undervejs – også selvom de ikke er en del af den underskrevne aftale.

Her vil en change-log være et godt redskab. I denne log kan I dokumentere jeres justeringer som fx om justeringerne bør være med i den eksisterende aftale eller om de ligger udenfor. I kan også dokumentere hvad justeringen koster, hvilken prioritet den her samt hvordan det påvirker andre beslutninger. På den måde sikrer I, at I hele tiden er up-to-date med leverandøren og ikke ender ud med et stort projekt uden sammenhæng eller forståelse for nogen parter. 

#7 Husk evaluering

Som nævnt tidligere i råd #1, gennemgår man typisk fire faser i en udbudsproces. Alle fire faser i processen skal evalueres både undervejs og ved slutningen af udbudsprocessen. En sådan evaluering af faserne og hermed aktiviteterne, er vigtig for både det fremtidige samarbejde med leverandøren samt for fremtidige udbudsprocesser. Der kan evalueres på flere ting. Vi kigger typisk på:

• Den interne proces
  Hvordan er det håndteret internt? Har de rigtige været inkluderet? Er der opstået for mange fejl undervejs? Var vi klædt godt på?
• Den eksterne proces
  Har leverandøren levet op til det aftalte? Hvordan er samarbejdet gået? Blev det implementeret inden for aftalt tid?
• Løsningen
  Har vi fået den løsning implementeret som vi ønskede? Er der noget vi har glemt eller som ikke kunne lade sig gøre alligevel? Er vi gået over budgettet?

Afhængig af jeres virksomhed samt løsning, er der mange andre faktorer der kan evalueres på. Brug evalueringen til at sikre et godt fremtidigt samarbejde med leverandøren. Har leverandøren ikke overholdt alle aftaler, kan dette bruges til at forbedre jeres samarbejde nu og i fremtiden.

Vær på forkant og fortæl leverandøren hvad I forventer af dem i fremtiden. Derudover kan I også bruge evalueringen hvis I skal ud i endnu en udbudsproces i fremtiden. Lær af jeres egne fejl og succeser.